¿CÓMO SUPERVISAR EQUIPOS DE TRABAJO REMOTOS?


Hoy en día el trabajo remoto se ha convertido en algo de lo más normal. Hasta hace algunos años se pensaba que este sólo tenía una razón de ser si se trataba de equipos multi-culturales que se encontraban –justamente- trabajando desde distintas latitudes a lo largo y ancho del orbe.

No obstante, en los últimos meses, gracias a la pandemia global que hoy nos aqueja, hemos tenido la ocasión perfecta para incursionar en varias actividades a las que antes –como decimos aquí en México- “les sacábamos la vuelta”, es decir, las evitábamos tanto como fuera posible; a muchos no nos gustaban, incluso nos causaban ansiedad… Aquí algunas que particularmente me generaban estrés:

  • Hacer citas electrónicas para convocar a reuniones de trabajo virtuales.
  • Uso de plataformas para reuniones online y, además, ser anfitrión de ellas.
  • Presentar información técnica de forma remota, a veces en una segunda lengua.
  • Mantener un adecuado manejo de agenda y del tiempo, dando a todos la oportunidad de participar sin que ello salga de control.
  • Monitoreo de colaboradores a distancia. Solicitud y revisión de reportes técnicos y brindar feedback a través de medios electrónicos.

¿Te identificas con alguna? Bueno, si coincides con al menos 3 de ellas, sabrás de lo que te hablo, y seguramente en estos últimos meses te has vuelto expert@ en varias de ellas y en algunas más, porque es el estilo de trabajo que caracteriza el año 2020.

La responsabilidad puede ser aún más inquietante si tú eres el jefe de tu equipo, ya que en ti recae el compromiso de guiar, orientar, administrar, corregir, sugerir y dar indicaciones oportunas a tus colaboradores. Además, debes ser un ejemplo de puntualidad, de orden, de consistencia entre lo que dices y haces, etc., y aparte, ahora hay que hacerlo a distancia… con sus respectivas amenidades, como el desfase temporal, fallas en la comunicación, incertidumbre sobre qué están haciendo los demás, etc.

Sin embargo, esta nueva realidad nos ha expuesto ante un nuevo formato de trabajo donde la comunicación clara y oportuna es pieza clave, permitiendo con ello sentar bases del trabajo colaborativo a distancia, y a continuación yo te propongo algunas que considero las más importantes.

1. Establecer objetivos, métricas y deadlines.

Desde hace mucho aprendí que un juego en el que las reglas están claras da libertad a todos. Sí, aunque no lo creas. Tener claridad en los objetivos de los proyectos, la forma de medir el desempeño, así como los tiempos de entrega dará tranquilidad a tus colaboradores porque sabrán no sólo lo que se espera de ellos, sino cuándo, cómo y dónde.

2. Adiestramiento para reporte de una agenda diaria.

Un equipo remoto es susceptible a inconsistencias en la comunicación, como seguramente ya te habrás dado cuenta. Por lo tanto, y en aras de anticipar cualquier eventualidad en los proyectos, así como evitar que hasta tus mejores colaboradores se relajen, sugiero enfáticamente adiestrar a tu equipo para que te reporte su agenda cada día, por lo menos al inicio y al final de cada jornada. Así podrás redefinir prioridades, dar indicaciones y retroalimentación oportunamente.

3. Monitoreo regular, con revisiones intermedias en los proyectos.

Esto aplica incluso para el trabajo presencial, con mayor razón en los proyectos remotos. Se requiere establecer metas intermedias y enseñar a tu equipo a identificar sus entregables a lo largo de un proyecto, que en suma representan su contribución global al mismo. Ligado al punto anterior, esto permite hacer correcciones, incluso cambios de enfoque cuando son necesarios. Como sugerencia, puede ser una vez por semana.

4. Feedback constructivo y concreto.

Si bien damos por hecho que esta es una habilidad sencilla, no siempre es así. Para dar feedback a un colaborador siempre se debe cumplir un criterio, que es tener un genuino interés en ayudar al otro a mejorar su desempeño, es decir, que le sirva en su vida profesional. Todo lo que no cumpla ese criterio, queda fuera. Y debe centrarse en hechos, no en la persona. Adicionalmente, busca que la retroalimentación sea clara y concreta. Aquí, como en muchas áreas de la vida, menos es más.

5. Aportación de experiencias, consejos y sugerencias.

Suma a tus sesiones de feedback tus propias experiencias. Es verdad que hoy en día a veces los jefes son más jóvenes que sus subordinados, pero… ¿eso qué? Todos tenemos algo que compartir, y por algo ostentamos el rol que tenemos. Alguna vez me enseñaron que para dar feedback sólo se requiere ver cualquier situación desde fuera, observar, y emitir comentarios sin juicio; mismos que si van nutridos de vivencias propias, pueden inspirar y motivar a otros.

6. Insistencia en hacer un double y hasta un triple check.

¿Cuántas veces hemos sufrido porque algún colaborador no revisó las fórmulas de una cotización en el último momento? ¿A quién no le ha tocado asumir las consecuencias de un error –aparentemente simple- de alguno de sus empleados? Si bien todos los consejos son importantes, creo que como líderes, una de las enseñanzas más valiosas que podemos brindar a nuestros equipos de trabajo, es revisar los puntos críticos de sus entregables dos, tres, cuatro y hasta cinco veces antes de mandarlos. Con el tiempo se vuelve un hábito.

7. Asumir la responsabilidad de los resultados.

Esto va muy ligado al punto anterior, porque una vez que aceptas el entregable de algún colaborador, está prohibido, súper penado y es muy mediocre decir “es que yo no lo hice, fue fulanito…” Creo que no hace falta más explicación. Por eso haz que revisen todo varias veces antes de entregártelo.

8. Hacer un análisis de logros y fracasos en equipo.

No sólo al final del proyecto. También es fructífero reconocer qué acciones, estrategias o métodos funcionaron y cuáles no lo hicieron en cada una de las fases del mismo. Es valioso propiciar el diálogo en todos los sentidos. Muchas mejoras y hasta nuevos productos pueden surgir de estas sesiones de análisis.

9. Enfatizar las lecciones aprendidas y dejar pautas para los siguientes proyectos.

El análisis anterior deberá reflejarse en cambios, ajustes y nuevos protocolos para los siguientes proyectos. Privilegia las ideas que lleven a la innovación, al descubrimiento de nuevas líneas de negocio; ideas que ahorren tiempo y esfuerzo, que sean disruptivas y te permitan hacer más con menos.

10. Probar, evaluar y ajustar.

Este es un proceso continuo que no termina. La comunicación entre todos los elementos del equipo es fundamental para que los proyectos se vayan perfeccionando a lo largo del tiempo. Se debe fomentar la participación en todos los niveles, nunca sabemos de dónde vendrán las mejores ideas. Demos a nuestro equipo la oportunidad de proponer, y que vean los efectos de sus ideas en acción en proyectos vivos y reales.

Como puedes ver, estos conceptos no se alejan del todo a un formato de trabajo presencial, sin embargo son un apretón de tuercas a procesos que a veces pudieran quedar laxos en un contexto de trabajo habitual, y que –más ahora- con la presión de mantener la productividad, vale la pena ponerlos en práctica dado que todos los eslabones de los equipos de trabajo se encuentran dispersos.

Tu talento como líder de equipo se reflejará en la medida en que puedas concatenar esos eslabones para brindar un producto o servicio de calidad, y que la lejanía física no se note porque fue bien compensada por un sistema de trabajo y de comunicación efectivo.

Además, este esquema de trabajo llegó para quedarse y, si bien todos esperamos ansiosos el día en que podamos estar reunidos con otros y sentirnos seguros, y recuperar la normalidad de la vida como la conocíamos antes, sin duda la forma de operar en los negocios estará cada día más sostenida en procesos de trabajo digitales, remotos, basados en resultados y no en horarios; privilegiando entregables y objetivos, no jornadas ni “horas pompi”, como decimos en México. Eso lo podemos abordar en otro artículo porque ya me extendí mucho por ahora, lo siento pero simplemente me emociona escribir sobre estos temas.

¿Te gustaría que aborde un tema acerca de talento, productividad y capital humano que es importante para ti? Escríbeme y con mucho gusto lo exploramos. ¡Excelente semana!

Categorías:Capital Humano, Empresas, Entorno Laboral,, Management, Negocios, Pandemia, Recursos Humanos, Talento,, Trabajo, Vida Digital, Vida LaboralEtiquetas: , , , , , , , , , , , ,

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